Katrina on seurakuntien käyttöön luotu internet-selaimella käytettävä toiminnanohjausjärjestelmä. Asiakasseurakunnat voivat itse valita, millä laajuudella he Katrinaa käyttävät – perusominaisuuksien lisäksi Katrinan käyttöä on mahdollista laajentaa monipuolisilla lisäominaisuuksilla.
Katrina-perusohjelmisto sisältää tarvittavat toiminnot seurakunnan päivittäisen työn hallintaan, jolloin työntekijät voivat esimerkiksi toteuttaa tilavaraukset, hallita omaa kalenteriansa ja hoitaa laskutusliikenteen helposti, täsmällisesti ja tietoturvallisesti. Kattavan lisäominaisuusvalikoimansa ansiosta Katrina skaalautuu hyvin erikokoisten ja erilaisten tarpeiden äärellä olevien seurakuntien käyttöön, ja ohjelmistoa käyttääkin Suomessa yhteensä jo yli 280 evankelisluterilaista seurakuntaa.
Katrina Laskutus mahdollistaa laskun muodostamisen helposti ja toimittamisen näppärästi suoraan asiakkaalle hänen toivomallaan laskutustavalla. Laskutustiedot ovat seurakunnan talousosaston käsiteltävissä ja hallittavissa alusta loppuun saakka samassa järjestelmässä, jolloin laskut ovat helposti löydettävissä, tarkistettavissa ja muokattavissa. Tämä säästää työaikaa, nopeuttaa prosesseja ja vähentää inhimillisiä virheitä.
Laskun muodostaminen on helppoa ja laskun voi toimittaa asiakkaalle suoraan Katrinasta asiakkaan toivomalla laskuvaihtoehdolla. Monipuoliset laskutustoiminnot mahdollistavat laskuttamisen sekä verkkomaksuin että perinteisin paperilaskuin. Verkkomaksulla maksettaessa laskutus tapahtuu täysin sähköisesti, jolloin maksuohje lähetetään Katrinasta asiakkaalle sähköpostitse. Viitenumerolliset laskut voidaan lähettää suoraan Katrinasta eKirjeellä, jolloin Posti toimittaa laskun vastaanottajalle.
Laskua luodessa voidaan hyödyntää Katrinaan määriteltyjä tuoterekisteriä sekä hinnastoja. Tällöin tuotteelle määritetään valmiiksi tulotili- ja kustannuspaikkatiedot sekä ohjehinta ja kategoria. Järjestelmä siis täyttää tarvittavia tietoja valmiiksi laskulle, mikä säästää työaikaa laskua luotaessa.
Koska laskutettaessa käsitellään henkilötietoja ja muodostetaan henkilötietorekistereitä, tulee laskuttajan toimia vallitsevan tietosuojalainsäädännön ja rekisterinpitäjän vaatimusten mukaisesti. Kuinka sitten varmistetaan, että laskutuksessa tarvittavien tietojen käsittely on tarpeenmukaista, läpinäkyvää ja täyttää lain vaatimukset? Katrina Laskutuksella huoli tietosuojasta on turha, sillä järjestelmä on rakennettu EU- tietosuoja-asetuksen ja sitä täydentävän tietosuojalain säädöksistä käsin.
Tietosuoja ja tietoturva ovat seikkoja, jotka jokaisen laskutusta toteuttavan tulee huomioida tarkoin toiminnassaan ja henkilörekistereitä käsitellessään. Katrina-perusohjelmistoon sisältyvän CRM-asiakasrekisterin avulla henkilötietojen käsittely myös Katrina Laskutuksessa toteutuu kaikkien rekisterinpitäjälle asetettujen lakien ja vaatimusten mukaisesti – ainoana kirkon käytettävissä olevana järjestelmänä.
Kaiken kattavana perustana henkilötietojen käsittelylle toimii Suomen tietosuojalainsäädäntö ja sen asettamat vaatimukset rekisteröidyn oikeuksien varmistamisesta. Rekisterin pitäjällä, seurakunnalla, on velvollisuus käsitellä henkilötietoja perustuen lakiin tai mahdollinen oikeutus perustuen käyttötarvesidonnaisuuteen tai erilliseen rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisterin pitäjällä on ensinnäkin informointivelvollisuus rekisteröidyn henkilötietojen käsittelystä. Toisekseen rekisteriin tallennettuja henkilötietoja tulee käsitellä läpinäkyvästi, jolloin jokaisesta henkilötietojen katselusta tulee jäädä jälki järjestelmän lokitietoihin. Järjestelmän tulee myös pystyä rajoittamaan henkilötietojen tarpeetonta käsittelyä. Lisäksi rekisterin pitäjän vastuulla on käsitellä henkilötietoja ainoastaan käsittelyperusteen antaman ajan, jolloin järjestelmä poistaa henkilötiedot automaattisesti, kun säilytysperuste lakkaa.
Laskujen käsittely Katrinassa perustuu Katrina Asiakasrekisteriin, jolloin kaikki edellä mainitut vaatimukset ja säädökset tietosuojan näkökulmista on huomioitu. Katrina Laskutus pystyy siis tukemaan rekisterin pitäjää, seurakuntaa, tietosuojalainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi.
Katrina-ohjelmistoon on saatavilla perusominaisuuksien lisäksi useita hyödyllisiä lisäominaisuuksia. Rajapinnat Kirkon palvelukeskuksen järjestelmään on hyvä ottaa käyttöön Katrina Laskutuksen tueksi, jotta seurakunta pääsee hyödyntämään Laskutus-ominaisuutta parhaalla mahdollisella tavalla. Rajapintojen käyttöönotto tekee Katrinasta entistäkin keskeisemmän järjestelmän seurakunnan perusarjessa.
Katrina-ohjelmiston kehityksessä huomioidaan erilaiset rajapintayhteydet kirkkohallituksen käyttämien järjestelmien ja Katrinan välillä. Rajapinnat tehostavat tietojen siirtymistä automatisoidusti ja näin vähentävät manuaalisen työn tarvetta. Perusominaisuuksiin on sisällytetty tilastointirajapinta Katrinan ja kirkkohallituksen Nuotta-tilastojärjestelmän välille. Lisäksi Katrinaan on saatavilla lisäominaisuutena esimerkiksi rajapinta, joka hoitaa Katrinan viitenumerollisille laskuille automaattisesti reskontratilaukset Kirkon Palvelukeskuksen järjestelmään. Reskontratilauksen jälkeen Kipa seuraa laskujen tuloutumista myyntireskontrassaan, tekee tarvittaessa maksumuistutuksen ja hoitaa kirjanpitoon viennit normaalin käytännön mukaisesti.
Miksi seurakunnan laskutus kannattaa hoitaa Katrina Laskutuksen avulla? Kokosimme Katrina Laskutuksen hyödyt tiiviiksi paketiksi:
Automatisoi asiakasrekisterin ylläpito – varmistu, että lait ja vaatimukset täyttyvät.
Pidä asiakasrekisteritiedot läpinäkyvinä ja ajantasaisina – varmistu, että lait ja vaatimukset täyttyvät.
Mahdollista asiakasrekisterin käytön valvominen – varmistu, että lait ja vaatimukset täyttyvät.
Hyödynnä tärkeitä rajapintoja – helpota ja nopeuta tietojen siirtoa ja työskentelyä.
Muodosta ja toimita lasku asiakkaalle suoraan Katrinasta – säästä työaikaa ja laskutuskustannuksia.
Poista turhat järjestelmien väliset työskentelyvaiheet – vähennä inhimillisiä laskutusvirheitä ja säästä aikaa.
Löydä kaikki laskut, niiden maksun tilat ja saajatiedot helposti – helpota ja nopeuta työskentelyä.
Löydä saman asiakkaan kaikki laskut suoraan asiakaskortilta – helpota ja nopeuta työskentelyä.
Hyödynnä laskun luomisessa Katrinan tuoterekisteriä sekä hinnastoja – helpota ja nopeuta työskentelyä.
Valitse parhaiten tilanteeseen soveltuva laskutustapavaihtoehto – palvele asiakasta.
Toimita laskut ketterästi haluamallasi vaihtoehdolla – helpota ja nopeuta työskentelyä.